ข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล Data หมายถึง ข้อเท็จจริงเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นมีลักษณะหลายอย่างผสมเข้ากัน เช่น บันทึกข้อความ รายงานการประชุม เป็นต้น
สารสนเทศ information หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลแล้วถูกต้องแม่นยำตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น การหาค่าเฉลี่ยอุณหภูมินำไปหาสาเหตุการเปลี่ยนแปลงทางธรรมชาติ
ลักษณะของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลมีคุณภาพ สมบูรณ์เหมาะสมตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เช่น ชื่อที่อยู่คะแนนนักเรียน เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น ลักษณะที่ควรมีคือ มีความถูกต้องแม่นยำ มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ถูกต้อง รวดเร็วและเป็นปัจจุบัน ความสอดคล้องของข้อมูล
ชนิดและลักษณะของข้อมูล
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผมมี2ชนิด
1 ข้อมูลที่เป็นตัวเลข numeric data คือข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนสามารถนำไปคำนวณได้มี2รูปแบบ คือ
-เลขจำนวนเต็ม เลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 1 5 87 90765 -4565 -212350526 เป็นต้น
-เลขทศนิยม ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม เช่น 5769.75 98.09 -6543.0098 -99000.009 เป็นต้น
เลขทศนิยมเขียนได้2แบบ
แบบที่ใช้ทั่วไป เช่น 7.0 443.874 -231.86 เป็นต้น
แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาตร์ เช่น 231 x 10ยกกำลัง4
2 ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ character data
คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้ เช่น ICT computer internet เป็นต้น
ประเภทของข้อมูล
ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายลักษณะขึ้นกับว่าจะใช้เกณฑ์ใดในการแบ่ง เช่น
ก.แบ่งตามแหล่งที่มา ได้เป็น 2 ประเภท
1.ข้อมูลปฐมภูมิ ( Primary Data)คือข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดที่ผู้เก็บข้อมูลลงมือเก็บด้วยตนเองได้มา จากแหล่งกำเนิดที่แท้จริง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบหรือการวัดจากกลุ่มตัวอย่างโดยตรง
2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือข้อเท็จจริง หรือรายละเอียดที่ผู้อื่นรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ สามารถนำมาเป็นข้อมูล โดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น ข้อมูลจากระเบียนสะสม รายงานประจำปี สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น
ก.แบ่งตามแหล่งที่มา ได้เป็น 2 ประเภท
1.ข้อมูลปฐมภูมิ ( Primary Data)คือข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดที่ผู้เก็บข้อมูลลงมือเก็บด้วยตนเองได้มา จากแหล่งกำเนิดที่แท้จริง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบหรือการวัดจากกลุ่มตัวอย่างโดยตรง
2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือข้อเท็จจริง หรือรายละเอียดที่ผู้อื่นรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ สามารถนำมาเป็นข้อมูล โดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น ข้อมูลจากระเบียนสะสม รายงานประจำปี สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น
กระบวนการจัดการสารสนเทศ
| การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศจำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาข้อมูลเพื่อการใช้งาน
การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
(1) การรวบรวมข้อมูล ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านแผงแป้นอักขระ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การกราดตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆ
(2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบ
ข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความน่าเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลอาจตรวจสอบโดยสายตามนุษย์หรือตั้งกฏเกณฑ์ให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบ
การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลอาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้ (1) การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บอาจมีการจัดกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแจกแจงหรือแบ่งกลุ่มประวัตินักเรียน ตานระดับชั้นเรียน ข้อมูลในสมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการจัดกลุ่มเลขหมายโทรศัพท์ตามชนิดสินค้าและบริการ (2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรืออักขระ เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ตามลำดับตัวอักษร (3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสรุปเป็นรายงาน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปนี้จะสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น | |||
การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล
(1) การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
(2) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อเก็บรักษาข้อมูล หรือนำไปแจกจ่าย จึงควรคำนึงถึงความจุและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล
(2) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อเก็บรักษาข้อมูล หรือนำไปแจกจ่าย จึงควรคำนึงถึงความจุและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล
การแสดงผลข้อมูล
การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัยและมีบทบาทมากหากได้รับข้อมูลที่รวดเร็วผู้ใช้ก็นำมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ
การปรับปรุงข้อมูล
หลังจากเผยแพร่ข้อมูลไปแล้วก็ควรติดตามผลตอบกลับเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขได้ทัน
ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
1.ระบบเลขฐานสอง
คอมพิวเตอร์ทำงานด้วยหลักการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สัญญาณทางไฟฟ้าแทนตัวเลขศูนย์และหนึ่ง ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง แต่ละหลักเรียกว่าบิต (binary digit : bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆ บิตมาเรียงกัน จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระหรือสัญลักษณ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้
2.รหัสแทนข้อมูล
เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยรหัสมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากมีสองกลุ่ม คือ รหัสแอสกีและรหัสยูนิโค้ด
1) รหัสแอสกี (American Standard Code Information Interchange :ASCII) เป็นมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากในระบบคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูล รหัสแทนข้อมูลชนิดนี้ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิตหรือเท่ากับ 1 ไบต์แทนอักขระหรือสัญลักษณ์แต่ละตัว ซึ่ง หมายความว่าการแทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน
(2) รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสที่สร้างขึ้นมาในระยะหลังที่มีการสร้างแบบตัวอักษรของภาษาต่างๆ รหัสยูนิโค้ดเป็นรหัสที่ต่างจาก 2ชนิดที่ได้กล่าวมาข้างต้น คือใช้เลขฐานสอง 16บิตในการแทนตัวอักษร เนื่องจากที่มาของการคิดค้นรหัสชนิดนี้ คือ เมื่อมีการใช้งานคอมพิวเตอร์ในหลายประเทศและมีการสร้างแบบตัวอักษร (font)ของภาษาต่างๆ ทั่วโลก ในบางภาษาเช่น ภาษาจีน และภาษาญี่ปุ่น เป็นภาษาที่เรียกว่าภาษารูปภาพซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิต เราสามารถแทนรูปแบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปแบบที่ได้อธิบายมาข้างต้น ซึ่งไม่สามารถแทนตัวอักษรได้ครบ จึงสร้างรหัสใหม่ขึ้นมาที่สามารถแทนตัวอักขระได้ถึง 65,536ตัว ซึ่งมากพอและสามารถแทนสัญลักษณ์กราฟิกและสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อีก การจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นการเก็บข้อมูลไว้ใน สื่อบันทึก เช่น เทปแม่เหล็ก แผ่นบันทึก หรือจานแม่เหล็ก โดยที่ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปของเลขฐานสองหลายบิตเรียงกัน ดังนั้นในการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการประมวลผลจึงต้องกำหนด รูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูลเพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน โดยโครงสร้างของข้อมูลจะประกอบด้วย 6 ลำดับ ดังนี้ (1) บิต ดังที่ได้เคยกล่าวไปแล้วว่าบิตคือตัวเลขโดดในระบบเลขฐานสอง ซึ่งมีค่าได้เพียง 0 หรือ 1 บิตเป็นหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์ (2) ตัวอักขระ (character) หมายถึงตัวอักขระแต่ละตัว ซึ่งอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษรหรือเครื่องหมายใด ๆ การแทนตัวอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต ซึ่งเราเรียกอีกอย่างว่าไบต์ (3) เขตข้อมูล (field) หมายถึงหน่วยข้อมูลหน่วยหนึ่งที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง เขตข้อมูลแต่ละเขตประกอบด้วยตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป (4) ระเบียนข้อมูล (record) หมายถึงกลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ระเบียนข้อมูลประกอบด้วยเขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตขึ้นไป (5) แฟ้มข้อมูล (file) หมายถึงกลุ่มของระเบียนข้อมูลแบบเดียวกัน ซึ่งประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป (6) ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆแฟ้มเข้าด้วยกันซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน | |||
 จริยธรรมในการใช้ข้อมูล 1) ความเป็นส่วนตัว privacy ก่อนเเผยแพร่ข้อมูลต้องคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวสูง เช่นหมายเลขบัตร ATM | |||
2)ความถูกต้อง accuracy
ก่อนเผยแพร่ข้อมูลควรตรวจสอบให้ถูกต้องก่อน
3)ความเป็นเจ้าของ property การละเมิดลิขสิทธิ์ืทำให้เกิดความเสียหายทางธุระกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้ควรระมัดระวังในการนำมาใช้
4) การเข้าถึงข้อมูล accessibility การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับผู้ใช้ เพื่อป้องกันและรักษาความลับของข้อมูล
